Music Catalog Management Software: Maximieren Sie Ihre Tantiemen mit der richtigen Einrichtung im Jahr 2024

Music Catalog Management Software: Maximieren Sie Ihre Tantiemen, indem Sie Ihr System vom ersten Tag an korrekt einrichten. Unabhängige Songwriter und kleine Verlage verlieren schätzungsweise 20-30 % ihres potenziellen Einkommens durch unvollständige Werkanmeldungen, fehlende territoriale Ansprüche und nicht zugeordnete Tantiemenabrechnungen. Catalog-Management-Software behebt dies, aber nur, wenn Sie sie richtig konfigurieren. Dieser Leitfaden behandelt den technischen Einrichtungsprozess: welche Daten Sie vor Beginn benötigen, wie Sie Ihre CMO- und DSP-Konten verbinden, wie Sie Werke mit vollständigen Metadaten registrieren und wie Sie gebietsspezifische Einreichungen automatisieren. Wenn Sie die Einrichtung richtig hinbekommen, werden Sie innerhalb von zwei Ausschüttungszyklen messbare Einkommenssteigerungen feststellen.

Was Catalog-Management-Software tatsächlich leistet

Catalog-Management-Software erfüllt fünf Kernfunktionen. Erstens die Werkanmeldung: Erstellung und Pflege von Aufzeichnungen für jedes von Ihnen geschriebene Lied mit allen Metadatenfeldern, die von CMOs weltweit benötigt werden. Zweitens die Rechteverfolgung: Dokumentation, wer welchen Prozentsatz jedes Werks über Autoren- und Verlagsanteile in jedem Territorium besitzt. Drittens die Tantiemenaufnahme: Abruf von Abrechnungen von PROs, MROs, DSPs und Verlagen in einer einzigen Datenbank. Viertens die Split-Verwaltung: Erfassung von Vereinbarungen mit Co-Autoren und Verfolgung ihrer Anteile. Fünftens die Berichterstattung: Anzeige, welche Werke was verdienen, wo Einkommen fehlt und welche Anmeldungen Aufmerksamkeit erfordern.

Dies ist keine Distributionsplattform. DistroKid und TuneCore liefern Aufnahmen an DSPs. Dies ist kein Verlagsadministrator. Songtrust und Sentric registrieren Ihre Werke und ziehen Einnahmen in Ihrem Namen ein. Catalog-Management-Software sitzt stromaufwärts von beidem. Sie ist das System der Aufzeichnungen für Ihr geistiges Eigentum. Sie verwenden sie, um die CWR-Dateien zu generieren, die Verlagsadministratoren bei CMOs einreichen. Sie verwenden sie, um zu überprüfen, ob die von Ihrem Administrator eingezogenen Tantiemen mit dem übereinstimmen, was Ihre Werke verdienen sollten.

Die Software verdient Ihnen nicht direkt Geld. Sie verdient Ihnen Geld, indem sie sicherstellt, dass jedes Werk überall dort registriert ist, wo es sein sollte, mit korrekten Metadaten, sodass, wenn Tantiemen durch das System fließen, sie mit Ihrem Katalog übereinstimmen, anstatt in nicht zugeordneten Pools zu verbleiben.

Vorbereitung: Sammeln Ihrer Katalogdaten

Bevor Sie die Software berühren, stellen Sie Ihre vorhandenen Daten zusammen. Sie benötigen ISWCs für jedes registrierte Werk. Wenn Sie Werke bei ASCAP, BMI, PRS oder GEMA registriert haben, aber keine ISWC besitzen, fordern Sie eine über Ihre PRO an oder beantragen Sie sie direkt über Ihre nationale ISWC-Agentur. Sie benötigen ISRCs für jede Aufnahme jedes Werks. Ziehen Sie diese aus Ihrem Distributor oder den Aufnahmen selbst, wenn sie bereits veröffentlicht sind.

Sammeln Sie Ihre IPI-Nummer (in einigen Territorien auch CAE genannt). Dies ist Ihre permanente Songwriter-Identifikationsnummer bei allen CMOs. Wenn Sie Co-Autoren haben, besorgen Sie sich deren IPI-Nummern. Sie benötigen diese, um Splits korrekt zu dokumentieren. Sammeln Sie Ihre bestehenden CMO-Registrierungen: welche Werke sind bei welchen PROs, in welchen Territorien, mit welchen Splits registriert. Laden Sie historische Tantiemenabrechnungen von jeder Quelle herunter: Ihre PRO, Ihre MRO, falls Sie eine verwenden, Ihr Verlag oder Administrator und alle direkten DSP-Konten.

Dokumentieren Sie Ihre Co-Autor-Vereinbarungen. Wer besitzt welchen Prozentsatz jedes Werks? Ist es ein 50/50-Split? 40/30/30? Unterscheiden sich die Prozentsätze zwischen Autoren- und Verlagsanteilen? Holen Sie sich das schriftlich, bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen. Streitige Splits sind nach der Registrierung schwieriger zu korrigieren als davor.

Diese Vorarbeit dauert länger als die eigentliche Software-Einrichtung. Planen Sie einen ganzen Tag ein, wenn Sie 50 Werke haben, eine Woche, wenn Sie 500 haben. Die Software kann nur so genau sein wie die Daten, die Sie ihr zuführen.

Verbindung Ihrer CMO- und DSP-Konten

Die meisten Catalog-Management-Plattformen verbinden sich über API-Integrationen oder manuelle CSV-Importe mit PROs und MROs. ASCAP, BMI und SESAC bieten API-Zugang für Tantiemendaten, aber nicht für die Werkanmeldung (dafür reichen Sie weiterhin CWR ein). PRS for Music bietet eine API für Tantiemenabrechnungen und begrenzte Registrierungsaktualisierungen. GEMA und SACEM erfordern manuelle CSV-Downloads aus ihren Mitgliederportalen. SOCAN bietet API-Zugang über sein mitgliedergeschütztes System.

Für DSPs bieten Spotify und Apple Music keinen direkten Songwriter-Zugang zu Tantiemendaten (diese fließen über Ihre PRO oder MRO). YouTube bietet API-Zugang, wenn Sie bei einem Content ID-Administrator registriert sind. SoundCloud bietet CSV-Exporte für die direkte Monetarisierung. Amazon Music-Tantiemen fließen über Ihren Distributor oder Verlagsadministrator, nicht direkt an Sie.

Richten Sie jede Verbindung ein, indem Sie API-Anmeldeinformationen in Ihrem CMO- oder DSP-Portal generieren und diese Anmeldeinformationen dann in Ihrer Catalog-Software eingeben. Die Software ruft historische Abrechnungen ab, die je nach Quelle 12-24 Monate zurückreichen. Für CMOs ohne API-Zugang laden Sie manuell CSV-Dateien herunter und laden Sie sie über das Import-Tool der Software hoch. Planen Sie diese manuellen Importe vierteljährlich, um die typischen CMO-Ausschüttungszyklen abzugleichen.

API-Verbindungen werden normalerweise täglich automatisch aktualisiert. Manuelle CSV-Importe erfordern, dass Sie daran denken, neue Abrechnungen herunterzuladen und hochzuladen. Stellen Sie Kalendererinnerungen für den Ausschüttungsplan jedes CMOs ein. PRS schüttet vierteljährlich im März, Juni, September, Dezember aus. GEMA schüttet monatlich für Streaming, vierteljährlich für Rundfunk aus. ASCAP schüttet vierteljährlich aus, jedoch mit einer Verzögerung von sechs Monaten, sodass Juni-Abrechnungen Oktober-Dezember des Vorjahres abdecken.

Music Catalog Management Software: Maximieren Sie Ihre Tantiemen durch korrekte Werkanmeldung

Unvollständige Werkanmeldungen sind die Hauptursache für verlorene Tantiemen. Ein Werk, das nur mit einem Titel und Ihrer IPI-Nummer registriert ist, wird einige Einnahmen zuordnen, aber nicht alle. Fügen Sie die ISWC hinzu und Sie ordnen mehr zu. Fügen Sie alle IPI-Nummern der Co-Autoren hinzu und Sie ordnen noch mehr zu. Fügen Sie ISRCs für jede Aufnahme hinzu und Sie ordnen mechanische Tantiemen zu, die sonst nicht zugeordnet blieben. Fügen Sie alternative Titel hinzu (Radio-Edit, Akustikversion, Live-Aufnahme) und Sie ordnen Aufführungen zu, die diese Titel anstelle des Originals verwenden.

Beginnen Sie mit den Kernmetadaten: Werktitel, alle Co-Autoren mit IPI-Nummern, Split-Prozentsätze für Autoren- und Verlagsanteile und die ISWC, falls vorhanden. Wenn keine ISWC vorhanden ist, kann die Software eine CWR-Datei generieren, um diese während der CMO-Registrierung anzufordern. Geben Sie das ursprüngliche Erstellungsdatum ein (dies ist in einigen Territorien für die Berechnung der Urheberrechtslaufzeit wichtig). Geben Sie die Sprache des Werks und das Territorium ein, in dem es erstmals veröffentlicht wurde.

Fügen Sie jede mit dem Werk verbundene ISRC hinzu. Wenn Sie fünf Aufnahmen haben (Original, Remix, Akustik, Live, Instrumental), geben Sie alle fünf ISRCs ein. Verknüpfen Sie jede ISRC mit den korrekten Aufnahme-Metadaten: Name des Interpreten, Albumtitel, Veröffentlichungsdatum, Plattenlabel, UPC oder EAN für das Album. Diese Daten fließen in die Zuordnung mechanischer Tantiemen ein.

Dokumentieren Sie territoriale Ansprüche. Wenn Sie weltweite Rechte kontrollieren, kennzeichnen Sie dies. Wenn Sie in der EU Verlagsrechte an einen Unterverleger abgetreten haben, aber anderswo Rechte behalten, dokumentieren Sie die EU-Ausnahme. Wenn Sie in den USA andere Co-Autor-Splits als im Vereinigten Königreich haben (dies geschieht, wenn ein US-Autor und ein britischer Autor dasselbe Werk bei ihren jeweiligen PROs mit unterschiedlichen Split-Annahmen registrieren), dokumentieren Sie beides. Die Software sollte diese Diskrepanzen kennzeichnen, damit Sie sie beheben können, bevor sie zu Zahlungskonflikten führen.

Geben Sie alternative Titel und Rechtschreibfehler ein. Wenn Radiosender Ihren Song als "Running" ankündigen, der registrierte Titel aber "Keep Running" ist, fügen Sie "Running" als Alternative hinzu. Wenn Ihr Name in Cue Sheets häufig falsch geschrieben wird, fügen Sie diese Rechtschreibfehler hinzu. Fuzzy-Matching-Algorithmen erkennen einige Variationen, aber exakte Alternativen erkennen mehr.

Einrichtung von Split-Vereinbarungen und Kollaborateurzugang

Dokumentieren Sie jede Split-Vereinbarung in der Software, bevor Sie Werke bei CMOs registrieren. Geben Sie die IPI-Nummer jedes Co-Autors, seinen Autorenanteilsprozentsatz und seine Verlagsinformationen ein, falls er einen Verlag hat. Wenn Sie sowohl Autor als auch Verlag für Ihren Anteil sind, geben Sie Ihre IPI-Nummer zweimal ein (einmal als Autor, einmal als Verlag) mit den entsprechenden Prozentsätzen. Üblich ist ein 50%iger Autorenanteil und ein 50%iger Verlagsanteil, aber bestätigen Sie, dass dies Ihren Vereinbarungen entspricht.

Laden Sie Co-Autoren ein, ihre Anteile über das Kollaborationsportal der Software zu überprüfen. Sie loggen sich ein, überprüfen die von Ihnen eingegebenen Splits und bestätigen oder beanstanden sie. Bestätigte Splits generieren eine Audit-Spur. Beanstandete Splits lösen einen Lösungs-Workflow aus, bei dem beide Parteien Korrekturen vorschlagen und unterstützende Dokumentationen (E-Mails, Verträge, Registrierungsbestätigungen von ihrer eigenen PRO) anhängen können.

Wenn Splits beanstandet werden, registrieren Sie das Werk nicht bei einem CMO, bis Sie den Konflikt gelöst haben. Ein Werk, das mit falschen Splits registriert ist, erstellt eine dauerhafte Aufzeichnung, die schwer zu korrigieren ist. ASCAP und BMI erlauben Split-Änderungen, aber der Prozess dauert Monate und erfordert, dass alle Parteien übereinstimmende Korrekturanträge einreichen. PRS und GEMA sind strenger: Nach der Registrierung eines Werks erfordern Split-Änderungen eine rechtliche Dokumentation, die beweist, dass die ursprüngliche Registrierung fehlerhaft war.

Richten Sie automatische Benachrichtigungen für Split-Bestätigungen ein. Wenn ein Co-Autor seinen Anteil bestätigt, erhalten Sie eine E-Mail und können mit der Registrierung fortfahren. Wenn ein Co-Autor beanstandet, erhalten Sie eine Benachrichtigung, um den Lösungs-Workflow zu starten. Lassen Sie beanstandete Werke nicht monatelang unbearbeitet liegen, weil Sie vergessen haben, nachzufassen.

Konfiguration der Tantiemenaufnahme und Abgleichregeln

Die Tantiemenaufnahme ruft Abrechnungen von verbundenen Quellen ab und versucht, jeden Posten mit einem registrierten Werk in Ihrem Katalog abzugleichen. Die Software verwendet drei Abgleichmethoden: exakter ISWC-Abgleich (höchste Zuverlässigkeit), exakter ISRC-Abgleich (hohe Zuverlässigkeit für mechanische Tantiemen) und unscharfer Titelabgleich (geringere Zuverlässigkeit, erfordert manuelle Überprüfung).

Konfigurieren Sie Ihre Abgleichschwellenwerte. Ein konservativer Schwellenwert (95 % Ähnlichkeit für automatische Zuordnung erforderlich) leitet mehr Elemente zur manuellen Überprüfung weiter, reduziert aber Fehlzuordnungen. Ein aggressiver Schwellenwert (80 % Ähnlichkeit) ordnet mehr Elemente automatisch zu, birgt aber das Risiko, das falsche Werk zuzuordnen, wenn Sie mehrere Songs mit ähnlichen Titeln haben. Beginnen Sie konservativ. Sie können die Schwellenwerte später lockern, sobald Sie der Genauigkeit des Systems für Ihren spezifischen Katalog vertrauen.

Richten Sie die Warteschlange für die manuelle Überprüfung ein. Hier landen nicht zugeordnete Tantiemenposten, wenn die Software sie nicht sicher einem registrierten Werk zuordnen kann. Sie überprüfen jeden Posten, suchen in Ihrem Katalog nach dem richtigen Werk und bestätigen entweder die Zuordnung oder markieren ihn als zu einem noch nicht in Ihrem System befindlichen Werk gehörend. Häufige Gründe für nicht zugeordnete Posten: das Werk ist unter einem anderen Titel registriert, als Sie ihn in Ihrem Katalog verwendet haben, die CMO hat Ihren Namen falsch geschrieben, das Werk wurde von einem Co-Autor registriert und Sie haben es nie in Ihr System aufgenommen, oder die Tantiemen stammen von einem Werk, das Sie tatsächlich nicht geschrieben haben (CMO-Fehler).

Planen Sie wöchentliche Sitzungen zur manuellen Überprüfung. Nicht zugeordnete Tantiemen verschwinden nicht; sie sammeln sich in der Warteschlange an. Ein Rückstand von 500 nicht zugeordneten Elementen ist schwieriger zu bearbeiten als 20 Elemente, die wöchentlich überprüft werden. Die meisten Kataloge sehen in den ersten sechs Monaten 5-10 % der eingehenden Tantiemenzeilen, die eine manuelle Überprüfung erfordern, und sinken auf 2-3 %, sobald der Katalog vollständig registriert ist und die Abgleichregeln abgestimmt sind.

Automatisierung gebietsspezifischer Registrierungen

CMOs in verschiedenen Territorien haben unterschiedliche Registrierungsanforderungen. ASCAP und BMI akzeptieren CWR-Dateien für die Massenwerkanmeldung. PRS for Music akzeptiert CWR und bietet auch ein Webportal für die individuelle Werkanmeldung. GEMA verlangt CWR-Dateien, die über das BIEM FastTrack-System für mechanische Rechte eingereicht werden, und eine separate Registrierung über das GEMA-Mitgliederportal für Aufführungsrechte. SACEM akzeptiert CWR, jedoch mit strengeren Validierungsregeln als die meisten CMOs (fehlende Felder, die ASCAP toleriert, führen dazu, dass SACEM die gesamte Datei ablehnt).

Konfigurieren Sie Ihre Software so, dass gebietsspezifische CWR-Dateien generiert werden. Wählen Sie aus, welche Werke in welchen Territorien registriert werden sollen, basierend darauf, wo Sie Einnahmen erwarten. Wenn Sie einen Song in einer französischen Fernsehsendung platziert haben, registrieren Sie ihn bei SACEM. Wenn Sie erhebliche Streaming-Einnahmen aus Deutschland haben, registrieren Sie ihn bei GEMA. Wenn Sie ein US-Autor ohne Aktivitäten in der EU sind, ist die Registrierung bei jeder EU-CMO unnötiger Aufwand.

Richten Sie die automatische CWR-Generierung für Ihre primären Territorien ein. Wenn Sie ein neues Werk zu Ihrem Katalog hinzufügen, generiert die Software CWR-Dateien für ASCAP, BMI, PRS und alle anderen CMOs, die Sie als automatisch gekennzeichnet haben. Sie überprüfen die Dateien, genehmigen sie, und die Software reicht sie entweder per API (wo verfügbar) ein oder stellt Download-Links für die manuelle Einreichung über das Portal jedes CMOs bereit.

Einige Territorien erfordern eine manuelle Einreichung. JASRAC in Japan akzeptiert keine CWR von ausländischen Autoren; Sie müssen sich über einen japanischen Unterverleger registrieren. KOMCA in Südkorea benötigt einen lokalen Vertreter für ausländische Autoren. APRA in Australien akzeptiert CWR, aber nur von registrierten Mitgliedern; wenn Sie kein APRA-Mitglied sind, registrieren Sie sich über einen lokalen Verlag oder die Gegenseitigkeitsvereinbarung Ihrer Heimat-PRO. Dokumentieren Sie diese Ausnahmen in den Gebietseinstellungen Ihrer Software, damit Sie keine Zeit mit der Generierung von CWR-Dateien für Gebiete verschwenden, die diese nicht akzeptieren.

Überwachung und Abgleich Ihrer Tantiemendaten

Richten Sie Benachrichtigungen für fehlende Zahlungen ein. Wenn ein Werk im 1. Quartal Aufführungsrechte erzielt hat, im 2. Quartal aber null Einnahmen zeigt, kennzeichnen Sie es. Wenn eine Aufnahme 500.000 Spotify-Streams hat, aber keine mechanischen Tantiemen auf Ihrer MRO-Abrechnung erscheinen, kennzeichnen Sie es. Wenn Ihre PRO-Abrechnung Einnahmen für ein Werk anzeigt, das Sie nie registriert haben, kennzeichnen Sie es (dies bedeutet normalerweise, dass ein Co-Autor das Werk registriert hat und Ihnen ein Anteil zusteht).

Vergleichen Sie erwartete Einnahmen mit tatsächlichen Einnahmen. Music Catalog Management Software: Maximieren Sie Ihre Tantiemen, indem Sie erwartete mechanische Tantiemen basierend auf DSP-Stream-Zahlen und gesetzlichen Sätzen berechnen. Wenn Spotify 100.000 Streams zu einem mechanischen Satz von 0,006 $ meldet, erwarten Sie etwa 600 $ an mechanischen Tantiemen (der tatsächliche Betrag variiert je nach Territorium und Abonnement im Vergleich zu werbefinanzierten Streams). Wenn Ihre MRO-Abrechnung 200 $ anzeigt, untersuchen Sie dies. Häufige Ursachen: Die MRO hat noch keine Daten vom DSP erhalten (mechanische Tantiemen verzögern sich um 6-12 Monate), das Werk ist falsch registriert und wird nicht zugeordnet, oder der DSP meldet die Streams nicht an die MRO.

Identifizieren Sie Werke, die Einnahmen erzielen sollten, aber nicht tun. Wenn Sie einen Song mit 50.000 YouTube-Aufrufen haben, aber keine Aufführungstantiemen von YouTube erhalten, ist entweder das Video nicht monetarisiert, der Content ID-Anspruch fehlt, oder die Aufführungstantiemen werden an jemand anderen gezahlt (oft den Video-Uploader, wenn er das Werk selbst registriert hat). Wenn Sie einen Song in einer Netflix-Sendung haben, aber keine Synchronisationstantiemen, wurden entweder die Synchronisationsgebühren an Ihren Verlag gezahlt und Ihnen nicht gemeldet, oder die Sendung wurde nicht in Territorien ausgestrahlt, in denen Sie registriert sind.

Führen Sie vierteljährliche Abgleichberichte durch. Vergleichen Sie die Gesamteinnahmen pro Werk aus allen Quellen mit dem, was Sie basierend auf den Nutzungsdaten erwarten. Ein Werk mit 1 Million Streams sollte mehr Einnahmen generieren als ein Werk mit 10.000 Streams. Wenn die Zahlen vertauscht sind, stimmt etwas mit der Registrierung, den Splits oder der CMO-Berichterstattung nicht. Bohren Sie in die Diskrepanz: Welches Territorium fehlt? Welche CMO zahlt nicht? Welcher Co-Autor erhält Ihren Anteil?

Schlussfolgerung

Die Ersteinrichtung dauert 20-40 Stunden für einen Katalog von 100-200 Werken. Die laufende Wartung erfordert 2-4 Stunden pro Monat: Überprüfung nicht zugeordneter Tantiemen, Registrierung neuer Werke, Aktualisierung von Co-Autoren-Informationen und Abgleich von Abrechnungen. Die meisten Kataloge verzeichnen innerhalb von zwei Ausschüttungszyklen nach ordnungsgemäßer Einrichtung eine Einkommenssteigerung von 15-25 %, hauptsächlich aus zuvor nicht zugeordneten mechanischen Tantiemen und fehlenden territorialen Ansprüchen. Music Catalog Management Software: Maximieren Sie Ihre Tantiemen, indem Sie Einnahmen erfassen, die Ihnen immer zustanden, aber nie auf Ihr Konto gelangten. Richten Sie sie korrekt ein und hören Sie auf, Geld auf dem Tisch liegen zu lassen.

Weitere Informationen zur Verwaltung Ihres Katalogs über verschiedene Plattformen hinweg finden Sie unter Best Catalog Management Software: 10 Music Tools for Independent Rights Holders. Um die breitere Landschaft des Rechte-Managements zu verstehen, lesen Sie Essential Music Rights Management Tools Every Creator Should Know. Und für DSP-spezifische Tantiemenverfolgung lesen Sie Amazon Music vs. Spotify: The Songwriter's Guide.